Dem Papierwahnsinn ein Ende setzen - Meistern den täglichen Kraftakt im Büro (von links): Hergen von Lienen, Linda Yalcin, Maren Schulze und Michael Husmann. In Sachen Digitalisierung wurden sie beraten von (von rechts) Alexander Hanatschek vom Kompetenzzentrum Digitales Handwerk sowie Kerstin Muggeridge, Beauftragte für Innovation und Technologien der Handwerkskammer für Ostfriesland. - Michael Husmann hat den Aktenbergen in seinem Unternehmen den Kampf angesagt. Unterstützung erhält er von der Handwerkskammer für Ostfriesland und dem Kompetenzzentrum Digitales Handwerk. Michael Husmann ist 2005 als Ein-Mann-Unternehmer in der Sanitär- und Heizungsbranche eingestiegen. Seither hat sich sein Betrieb „Husmann Heizung – Sanitär“ in Ihlow zu einem Unternehmen mit 21 Mitarbeitern entwickelt. Fünf Beschäftigte im Büro und 16 Monteure bearbeiten Aufträge von den Inseln bis nach Oldenburg. Sanierungs- und Reparaturarbeiten, Neubauten und ein 24-Stunden-Notdienst gehören zum Dienstleistungsspektrum.

Besonders in den letzten zwei Jahren hat der Heizungs- und Sanitärbetrieb einen Aufschwung erlebt: „Es läuft richtig gut. Aber jetzt stoße ich im Büro an meine Grenzen“, berichtet der Jungunternehmer von der gestiegenen Auftragslage. Husmann will auf einem Blick erfassen können, wie weit die Arbeiten auf den Baustellen vorangeschritten sind. Er will wissen, wo wie viel Material benötigt wird, wie die Zeitkonten der Mitarbeiter aussehen und wie es um den Zahlungseingang der Kunden steht. Momentan sei das nicht möglich, vieles müsste mühselig aus den Akten herausgesucht werden. „Wir schieben uns mit Ordnern immer weiter zu. Alleine können wir es nicht mehr auflösen“, berichtet der Meister. Planungssicherheit sei das Stichwort, worum es ihm geht. „Fast 70 Prozent aller Büroabläufe werden hier noch in Papierform erfasst. Das ist viel zu viel“, erklärt Kerstin Muggeridge. Die Beauftragte für Innovation und Technologie der Handwerkskammer für Ostfriesland hat in einem mehrtägigen Referenzprojekt die Kernprozesse der Büroleute analysiert und in Diagrammen visualisiert. Ziel ist es, die Abläufe durch passende Softwarelösungen so reibungslos, transparent und papierlos wie möglich zu gestalten.

Schützenhilfe erhält sie von Alexander Hanatschek. Der IT-Experte unterstützt Kerstin Muggeridge als Mitarbeiter des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (HWK), welches der Handwerkskammer Koblenz angegliedert ist. Deutschlandweit gibt es fünf Standorte, sogenannte Schaufenster, die sich auf verschiedene Schwerpunkte spezialisiert haben. Am Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik in Oldenburg ist es beispielsweise das Schaufenster für Informations- und Kommunikationstechnologie. In Koblenz die Prozessdigitalisierung. Das Kompetenzzentrum ist Teil der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“, welches vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Es begleitet den handwerklichen Mittelstand bei dem digitalen Umbruch, um technisch und wirtschaftlich am Puls der Zeit zu sein. Zum Leistungsspektrum gehören Beratungen ebenso wie Schulungen.

Kerstin Muggeridge, die als Digitalisierungs-Beraterin seit Anfang April bei der Handwerkskammer aktiv ist, hat das Angebot in Anspruch genommen und erarbeitet in dem einmaligen Referenzprojekt „tiefe Einblicke in Handwerksabläufe“. Mit welchen Problemen sind die Mitarbeiter täglich konfrontiert? Welche Fehler schleichen sich wo ein? Welche Computerprogramme werden genutzt? Werden alle Softwarefunktionen richtig ausgeschöpft? Oder eignen sich andere Lösungen besser? Nach der detaillierten Analyse „transformieren wir den Betrieb“, berichtet Alexander Hanaschek. Natürlich könnten an ein paar wenigen Tagen keine Wunder geschehen, aber „wir wollen die Mitarbeiter soweit aufbauen, dass sie selbstständig digitale Strategien für die Weiterentwicklung des Unternehmens aufstellen können“; erklärt Kerstin Muggeridge weiter. Alles unter der Voraussetzung, dass sich alle Beteiligten mit ihrem Betrieb noch identifizieren können.

Anfangs, so berichtet Husmann, wären seine Büroleute skeptisch gewesen. Aber mittlerweile seien sie positiv gestimmt. Ihm ist es wichtig, dass „sie mit Spaß und Leichtigkeit ihre Arbeit erledigen können, ohne Angst zu haben, Fehler zu begehen.“ Bei komplexen Aufgaben „versagt das menschliche Fassungsvermögen einfach“, nennt der Firmenchef als Beispiel die Bauendabrechnungen für Großprojekte. Ohne digitale Unterstützung gehe diese Aufgabe nicht leicht von der Hand. Für die Zukunft will der junge Unternehmer weiter in das Dokumentenmanagement sowie neue Softwarestrukturen „Schritt für Schritt“ investieren. Derzeit richtet er in einem Neubau gleich nebenan neue Büroräume ein. „Der Aktenberg soll dann nicht mit umziehen“, meint der Handwerksmeister.

Handwerksunternehmen, die den digitalen Umbruch wagen wollen, können sich für Beratungsleistungen kostenfrei an Kerstin Muggeridge wenden. Sie ist erreichbar unter der Telefonnummer 04941 1797-29 oder per E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Fotos: HWK/W.Feldmann

Handwerkskammer für Ostfriesland
Straße des Handwerks 2
26603 Aurich